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Digitalisierung: So gehen wir vor

Nach dem Eingang Ihrer Post bei uns wird diese geöffnet und vereinzelt. Danach werden die Schriftstücke mit einem Barcode versehen. 

Immer transparent!

Sobald Ihre Poststücke erfasst wurden, erhalten Sie in openVIVA c2 eine Nachricht in Ihrem Infocenter, die Sie über die Anzahl der Briefe informiert. Vertrauliche Post wird, sofern keine anderen Absprachen mit Ihnen getroffen wurden, ungeöffnet an Sie weitergesendet. 

Nach der fachgerechten Aufbereitung werden Ihre Unterlagen professionell an Hochleistungsscannern digitalisiert. 
Hierbei wird die Ausgangsqualität des Dokumentes aufrechterhalten. Wir stellen folgende Anforderungen sicher:

 

100% Digital
Integrität (Unveränderlichkeit)

100% Digital
Authentizität (Echtheit)

100% Digital
Vollständigkeit

100% Digital
Verfügbarkeit

100% Digital
Vertraulichkeit

100% Digital
Nachvollziehbarkeit

100% Digital
Löschbarkeit

100% Digital
Lesbarkeit

100% Digital
Verkehrsfähigkeit

100% Digital
Individueller Schutzbedarf

Verarbeitung in Ihrem openVIVA c2

Ablauf WegParallel zum Scanprozess ermittelt ein Klassifikator, um welche Art des Dokuments es sich handelt (Rechnung, Schadenmeldung, etc.). Außerdem durchsucht die OCR-Erkennung das Dokument nach relevanten Informationen wie der Kunden- oder Schadennummer. Anhand der beim Scanprozess erkannten Daten werden die Dokumente nun direkt in Ihrem openVIVA c2 verknüpft und dem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet.

Sie können vorab für jeden Geschäftsvorfall einstellen, welcher Mitarbeiter über den Eingang der Poststücke informiert werden soll (z.B. Schadensachbearbeiter oder Vertragssachbearbeiter). Dieser erhält in seinem Infocenter eine Nachricht, dass ein neues Dokument zu einem von ihm bearbeiteten Geschäftsvorfall eingetroffen ist. Wurden keine Verknüpfungen erkannt, wird das Dokument Ihrem Scanbeauftragten zugeordnet. 

Die gescannten Dokumente können in Ihrer Datenbank oder auf revisionssicheren Laufwerken (nach Absprache) gesichert werden.
Auch Mails mit PDF Anhängen sowie Dokumente, die über das Portal hochgeladen wurden, können in OCR eingespielt und dadurch automatisch durchsuchbar gemacht werden. Außerdem wird der standardisierte Datenaustausch mit Webservices nach BiPRO Norm unterstützt. Die BiPRO Prozessschnittstelle erlaubt Ihnen einen schnellen Datenaustausch mit Ihren Produktpartnern. 

Das Format PDF/A

Nach dem Scannen werden alle Dokumente im PDF/A Format gespeichert.
Normiert, um den Anforderungen der Langzeitarchivierung zu entsprechen, ist das PDF/A-Format eine spezielle Form des bekannten PDF-Formats. Das PDF/A ist ein ISO-Standard und garantiert, dass alle gespeicherten Informationen in der Zukunft lesbar bzw. verwendbar sind. Außerdem stellt das Dateiformat sicher, dass Dokumente nachträglich nicht mehr verändert werden können – daher sind im PDF/A auch keine verschlüsselten, unsichtbaren oder interaktiven Elemente sowie keine Dateneinbettungen von externen Quellen erlaubt. Das PDF/A kann mit einer digitalen Signatur versehen werden.

Zuordnung nach Ihren Regeln

Um alle Dokumente Ihren Anforderungen entsprechend in openVIVA c2 zu verknüpfen, können Sie für jeden Geschäftsvorfall Regeln für den OCR Import definieren. 
Bestimmen Sie allgemeine Zuordnungsregeln wie Betreff, Erinnerungen und Priorität, die Sichtbarkeit in den Portalen, legen Sie die Vorbelegung der Kategorien fest, sowie die gewünschte Verknüpfung mit den openVIVA c2 Modulen. Auch die Zuweisung des zuständigen Sachbearbeiters, Betreuers oder einzelner Mitarbeiter kann automatisch für den OCR Import vordefiniert werden.
So gelangen Ihre Dokumente ohne lange manuelle Bearbeitung direkt an die richtige Adresse!

 

  • Slide 1
    Wählen Sie den Geschäftsvorfall.
  • Slide 2
    Definieren Sie die allgemeinen Kommunikationsregeln.
    Hierzu zählen Betreff, Benachrichtungen, Sichbarkeit in den Portalen.
  • Slide 3
    Welche Kategorien sollen für den Geschäftsvorfall vordefiniert werden?
    Legen Sie die Belegung der Kategorie 1 und 2 fest.
  • Slide 4
    Mit welchem Modul soll der Geschäftsvorfall verknüpft werden?
    Ordnen Sie die Module zu.
  • Slide 5
    Wer soll informiert werden?
    Weisen Sie Sachbearbeiter, Betreuer sowie einzelne Mitarbeiter zu.
  • Slide 6
    Behalten Sie den Durchblick.
    Die Übersicht zeigt Ihnen alle Punkte, die von Ihnen definiert wurden.