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Homeoffice und mobiles Arbeiten

Durch die Ausbreitung des Coronavirus (COVID-19) verändert sich für viele Menschen der Arbeitsalltag. Geschäftsreisen müssen eingeschränkt oder abgesagt werden, Mitarbeiter verlegen ihre Tätigkeiten weitestgehend ins Homeoffice. Aber nicht nur Ausnahmesituationen wie diese führen dazu, dass Homeoffice für viele Unternehmen ein immer relevanteres Thema wird um wettbewerbs- und geschäftsfähig zu bleiben.

-> Warum Homeoffice? Vorteile & Potentiale

-> Arbeiten trotz Corona (COVID-19)

Wie mobil arbeiten?
Unsere openVIVA c2 Produkte für die flexible, mobile Arbeit

openVIVA c2 bietet Ihnen als webbasierte Softwarelösung die Voraussetzungen, die Sie für mobiles, orts- und zeitunabhängiges Arbeiten benötigen. Wie Sie sich mit unseren openVIVA c2 Produkten für die mobile Arbeit rüsten, zeigen wir Ihnen anhand verschiedener Produkte und Themen im Folgenden. Zu den folgenden Themen bieten wir Ihnen außerdem Modulschulungen an. Hier ein Überblick unseres Angebots:

Modulschulungen

 


Zugang zu Post und wichtigen Dokumenten

Um Ihren Mitarbeitern die Arbeit im Homeoffice zu ermöglichen, müssen diese Zugriff auf die tägliche Eingangspost und wichtige Dokumente haben. Mit c2 EDI PaperflowX können Sie Ihre gesamte analoge Eingangspost digitalisieren. Dies ermöglicht es Mitarbeitern, ortsunabhängig auf die Post zuzugreifen. 

c2 EDI PaperflowX bietet Ihnen folgende Features:

  • Verarbeitung Ihrer gesamten analogen Eingangspost
  • Einheitliche Aufbereitung und Indexierung der Dokumente
  • Automatische Verknüpfung der Dokumente mit Kunden, Verträgen, Sachbearbeiter, etc.
  • Zuordnung nach vordefinierten Geschäftsvorfällen

Schnelle Lösung für Dokumentenzugriff: Das openVIVA c2 Dokumentenmanagement

Das openVIVA c2 Dokumentenmanagement dient als zentrale Dokumentenablage. Mitarbeiter können ortsunabhängig auf alle im System hinterlegten Dokumente zugreifen. Die Zugriffsreche hierfür können entsprechend konfiguriert werden.  

Das Dokumentenmanagement ist eine besonders schnelle Lösung, um Mitarbeitern Zugang zu allen wichtigen Dokumenten zu verschaffen. Es kann ohne spezielle Hardwarevoraussetzungen eingesetzt werden. Eine Lizenz ist nicht erforderlich. 
Mit dem Dokumentenmanagement können mehrere Dokumente gleichzeitig aus einem Verzeichnis in openVIVA c2 importiert werden. Die importierten Dokumente können dann manuell mit dem entsprechenden Kunden, Vertrag sowie Schaden verknüpft und einem Mitarbeiter zugeordnet werden. 

Auch die Eingangspost kann durch das Dokumentenmanagement den Mitarbeitern im Homeoffice zur Verfügung gestellt werden. Sie wird an zentraler Stelle gescannt und elektronisch an die Kollegen auf den Heimarbeitsplätzen verteilt. 

Dokumentenmanagement vs. c2 EDI PaperflowX
Im Vergleich zur Digitalisierungslösung c2 EDI PaperflowX steht das Dokumentenmanagement damit schneller für den sofortigen Einsatz bereit (keine Installation notwendig). Das Dokumentenmanagement bietet jedoch einen geringeren Funktionsumfang:

  • Keine automatische Verknüpfung mit Kunde, Vertrag, Schaden, Sachbearbeiter
  • Keine Zuordnung nach vordefinierten Geschäftsvorfällen
  • Keine Indexierung, um Dokumente durchsuchbar zu machen
  • Keine Sicherstellung der Rechtssicherheit und Datenintegrität durch Blockchain


Arbeiten ohne externes Dateisystem mit der openVIVA c2 Ablage

Über Ablagen können Sie wichtige Dokumente und Dateien direkt auf der Datenbank speichern. Ein externes Dateisystem wird damit überflüssig. 
Der Zugriff auf die hinterlegten Dokumente und Dateien ist für Mitarbeiter dadurch dauerhaft möglich und muss im Unterschied zum Dokumentenmanagement nicht über Zugriffsrechte angepasst werden. Hierdurch entsteht ein deutlich geringerer Wartungsaufwand. 


Schnell und einfach mit Kollegen kommunizieren

smartTalk ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, egal von welchem Ort, unkompliziert Rücksprache mit Kollegen zu halten. 

smartTalk bietet Ihnen folgende Features: 

  • Privater Chat, öffentlicher Chatraum, persönliche Chaträume
  • Erzeugung von Links innerhalb des openVIVA c2 Systems (z.B. zu Kunden, Verträgen, Schäden, Inkassosätzen, etc.)
  • Erzeugung von Links zu Internetseiten
  • Personalisierung des Profils durch Avatare
  • Nachrichten "liken"
  • Automatische Benachrichtigung bei eingegangenen Nachrichten

E-Mails direkt aus openVIVA c2 versenden und empfangen

Täglich gehen im Unternehmen zahlreiche E-Mails ein. Die E-Mail ist für viele die wichtigste und beliebteste Form der Kommunikation mit Kunden und Partnern. Mit openVIVA c2 können Sie E-Mails direkt aus dem System heraus senden und emfpangen. Für den Empfang von E-Mails können Sie umfassende Import- und Verknüpfungsregeln definieren, sodass wichtige E-Mails direkt an der richtigen Stelle landen. 

Vorteile der E-Mail Automatisierung

  • Automatische Verknüpfung mit Kunden, Verträgen, Schäden & zuständigen Mitarbeitern
  • Vorlagen & Textmarken nutzen
  • Signaturen spezifisch für Mandanten, Niederlassungen & Mitarbeiter anlegen

Zusatzfunktionen beim Versand

  • Anzeige aller mit E-Mail in Verbindung stehenden E-Mail Adressen
  • Termin/Erinnerung direkt zur E-Mail setzen
  • Zeiterfassung über E-Mail
  • Zuordnung von im System hinterlegten Dateien

Zusatzfunktionen beim Empfang

  • Umfassende Verknüpfungsregeln definieren
  • Absender nach Ausnahmelisten filtern


Vereinfachter Datenaustausch - BiPRO

Die BiPRO-Schnittstelle ermöglicht eine immens vereinfachte und beschleunigte Kommunikation mit dem Versicherer. 

Ihre Vorteile

  • Kein Papier mehr beim jeweiligen Versicherer (je nach Versicherer verschieden), d.h: 
    • Kein langes Warten auf Papierakten! Dokumente sind nach der Abholung direkt für mehrere Mitarbeiter verfügbar 
    • Einsparung von Lagerkosten und Arbeitszeit
    • Durch digitale Dokumente ist keine doppelte Dateneingabe mehr erforderlich - reduziert Fehler!
  • Automatisierte Dokumentenverarbeitung ohne Scannen 
    • Für jeden Geschäftsvorfall individuell Verknüpfungsregeln definieren 
    • Für jeden Geschäftsvorfall individuelle Aufgabenzuordnungen definieren 
      Beispiel:  Beim Eingang eines Nachtrags/Versicherungsscheins erhält der Vertragssachbearbeiter in openVIVA c2 automatisch eine Aufgabe mit Prüfung der Vertragsinhalte. Nach erfolgreicher Prüfung erfolgt die Freigabe des Versicherungsscheins bzw. Nachtrags im Kundenportal.
  • Informations- und rechtssichere Archivierung 
  • Dokumente sind durch Indexierung durchsuchbar

Unterstützte BiPRO Normen

  • Norm 430: Übertragung von Dokumenten, Vorgängen & GDV Daten
  • Norm 440: Externe Navigation in Versicherer-Portalen (Deeplink) 


Datenschutz bei der Arbeit im Homeoffice

Arbeiten trotz Corona. Viele Firmen bieten Ihren Arbeitnehmern derzeit die Möglichkeit des Homeoffice an, um deren Gesundheit zu schützen und den Geschäftsbetrieb dennoch am Laufen zu halten. Nicht vergessen werden darf dabei, dass auch im Homeoffice die Richtlinien der EU-DSGVO dringend beachtet werden müssen. Nur so können sensible Daten vor dem Zugriff unberechtigter Personen geschützt werden. Dies ist gerade bei der Arbeit außerhalb der Büroräume umso wichtiger. 

Datensätze ausblenden und löschen
Mit openVIVA c2 können Sie Datensätze ausblenden und löschen. Dies gelingt durch das Setzen von Berechtigungsstufen über alle Datensätze am Kunden (Vertrag, Schaden, Aufgaben, etc.). Näheres zur Umsetzung haben wir hier für Sie zusammengefasst.


Arbeiten trotz Corona

Die aktuellen Entwicklungen bedingen es, dass viele Unternehmen ihre Mitarbeiter aufgrund der Verbreitung des Coronavirus ins Homeoffice schicken. Denn um die Ansteckung mit Corona (COVID-19) und die Übertragung des Virus zu vermeiden, sollen die Menschen möglichst zuhause bleiben. Unternehmen, die dazu in der Lage sind, ihren Mitarbeitern die Heimarbeit zu ermöglichen, können sicherstellen, dass sie weitestgehend geschäftsfähig bleiben. Gerade deshalb ist es für Unternehmen während der Coronakrise wichtig, schnell reagieren zu können und mobiles Arbeiten möglichst unkompliziert einzuführen. Wir stellen Ihnen die oben genannten Produkte smartTalk sowie c2 EDI PaperflowX daher bis 31.12.2020 gratis zur Verfügung. Gemeinsam starten wir mit Ihnen so in den Corona Notfallplan.


Warum Homeoffice?

Die moderne Arbeitswelt erfordert Flexibilität. Studien zeigen, dass Arbeitgeber, die Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zur Heimarbeit bieten, deutlich attraktiver für Arbeitnehmer sind. Laut einer Umfrage des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung (DIW) wünscht sich jeder dritte Arbeitnehmer, hin und wieder von zuhause aus arbeiten zu können. 

Attraktiver für Fachkräfte
Für Arbeitgeber hat die freie Arbeitsplatzwahl den Wettbewerbsvorteil, dass diese aus einem größeren Pool an Bewerbern wählen können. Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels kann dies der entscheidende Faktor sein, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu bleiben. Denn ist die Anwesenheit im Büro nicht täglich erforderlich, kommen Stellen auch für Kandidaten in Frage, die längere Arbeitswege haben. Das gilt insbesondere für Pendler, Menschen, die Beruf und Familie in Einklang bringen müssen sowie für Arbeitnehmer, die pflegebedürftige Angehörige haben. 

Homeoffice Mitarbeiter sind produktiver und zufriedener
Im Homeoffice arbeiten Mitarbeiter rund 46 Stunden pro Woche. Denn im Gegensatz zu ihren Kollegen im Büro haben sie das Bedürfnis zu beweisen, dass sie etwas geleistet haben. Pure Anwesenheit gilt - wie in vielen Unternehmen - nicht als Leistung. Bei der Heimarbeit werden Arbeitnehmer außerdem weniger abgelenkt, sie machen weniger Pausen und arbeiten effektiver. Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten im Schnitt aber nicht nur mehr, sie sind auch zufriedener als Arbeitnehmer, die täglich zur Arbeit fahren müssen. 

Einsparung von Kosten
Für den Arbeitgeber bedeutet das Homeoffice auch eine Einsparung von Kosten für Strom, Heizung, Reinigung sowie Büroflächen. Mitarbeiter, denen Homeoffice ermöglicht wird, haben zwar noch einen festen Arbeitsplatz im Unternehmen, können sich diesen aber mit anderen Kollegen teilen. 

40% der Jobs für Heimarbeit geeignet
Homeoffice bietet Arbeitnehmern und Arbeitgebern viele Vorteile. Dennoch erfordert es gerade vom Arbeitnehmer auch eine Menge Disziplin sowie das notwendige Vertrauen seitens der Arbeitgeber. Wenn Unternehmer umdenken, können rund 40 Prozent Jobs von zuhause aus ausgeführt werden.

 

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