openVIVA Mail

Worin liegt der Vorteil von openVIVA Mail? Ganz einfach: Während Sie über Ihr Standard-Mailprogramm die Kommunikation isoliert von sämtlichen Unternehmensprozessen durchführen, integriert openVIVA Mail diese in das System. Das bedeutet für Sie: Empfangene sowie versendete Mails werden automatisch mit zugehörigen Kunden, Mitarbeitern, Verträgen sowie Schäden verknüpft.
openVIVA Mail ist im Vergleich zu Ihrem Standard-Mailprogramm keine gesonderte Insellösung. Es verbindet intelligent und automatisch die Funktionen von openVIVA c2 mit Ihren gesendeten und empfangenen Mails. Um Mails abzurufen, kommuniziert openVIVA Mail genau wie Ihr Standard-Mailprogramm (z.B. "Outlook") mit Ihrem E-Mail Server (z.B. "Exchange").

Anders als Ihr Standard-Mailprogramm denkt openVIVA Mail beim Versenden und Empfangen von Mails also mit und sucht intelligent mögliche Verknüpfungen. Damit erleichtert das System Ihnen nicht nur die Datenpflege, sondern stellt auch die Transparenz der gesamten Kommunikation sicher. Denn Ihre Mails sind für Sie im Bereich Kunden, Verträge und Schäden übersichtlich aufgelistet und jederzeit aufrufbar. 
openVIVA Mail bietet Ihnen außerdem die Möglichkeit, Standard-Siganturen und -Vorlagen für jede Art der Kommunikation festzulegen, ohne dies beim Verfassen jeder Mail wieder neu auswählen zu müssen. Mail-Vorlagen können Sie mit Hilfe von Textmarken, die Ihnen das System automatisch vorschlägt, schnell und einfach selbst erstellen. Des weiteren erlaubt Ihnen openVIVA Mail die Zuordnung von Dateien aus dem System und konvertiert diese - nach Wunsch - automatisch in ein PDF für Sie. 

 

Nach der Anlage des Accounts können Sie die Grundeinstellungen für die Kommunikation mit openVIVA Mail individuell anpassen. Jedem Account können ein Hauptverantwortlicher sowie bis zu zwei Kategorien zugewiesen werden. Kommuniziert zum Beispiel eine bestimmte Abteilung über den Account, lassen sich eingehende Mails direkt der Abteilung zuordnen. In den Kommunikations-Grundeinstellungen können Sie außerdem festlegen, wo Attachements abgelegt werden und ob diesen ein Sachgebiet zugewiesen werden soll. 

Mit openVIVA c2 haben Sie stets Kontrolle darüber, welche E-Mails Sie in das System importieren lassen. Über den Punkt "Kommunikation" können Sie festlegen, ob der Import nur für Mails, zu denen Verknüpfungen gefunden wurden, stattfinden soll oder auch umverknüpfte Mails importiert werden sollen. Für die Ermittlung von Verknüpfungen durchsucht das System die Felder Absender, Empfänger und Betreff. Wird hier zum Beispiel ein Mitarbeiter, Kunde, eine Vertrags- oder Schadennummer gefunden, so verknüpft openVIVA die eingehende Nachricht automatisch damit. Wurden keine Verknüpfungen gefunden, gibt Ihnen das Aktivieren der Funktion "Unverknüpfte übernehmen" die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, ob Sie die betreffenden Mails importieren möchten. Alle unverknüpften Nachrichten werden dann zunächst nur in Ihre Mailbox übernommen. Durch einen Klick entscheiden Sie, ob der Import in openVIVA c2 stattfinden soll oder nicht.

Über die Konto-Einstelllungen können Sie im Menüpunkt "Verknüpfungs-Regeln" festlegen, nach welchen Verknüpfungen das System in der Absender-/Empfänger-Adresse sowie im Betreff suchen soll. Sie können außerdem auswählen, ob die entsprechende Mail bei einer gefundenen Verknüpfung automatisch in Ihre Mailbox übernommen werden soll. Mittels der Benachrichtigungs-Regeln legen Sie fest, bei welchen im Betreff ermittelten Verknüpfungen Sie durch ein Pop-up Fenster über eingehende Mails informiert werden möchten.

Mit Hilfe der Ausnahmelisten können Sie eingehende Mails direkt nach dem Absender filtern. Mailadressen, die in der Whitelist hinterlegt sind, werden - auch bei inaktiver Marke "Unverknüpfte übernehmen" - automatisch in Ihrer Mailbox angezeigt. Absender, die Sie in der Blacklist festlegen, löscht das System direkt. Mails von in der Greenlist aufgeführten Absendern werden als "privat" gekennzeichnet. Sie können, auch wenn im Rahmen einer Urlaubsvertretung einem Mitarbeiter der Zugriff auf das Postfach gewährt wurde, nicht von Dritten gelesen werden. 

Natürlich ermöglicht Ihnen openVIVA c2 nicht nur den Empfang, sondern auch den Versand von E-Mails. Die Mailmaske bietet Ihnen neben allen gewohnten Funktionen wie dem Formatieren des Textes oder dem Hinzufügen von Anhängen, außerdem die Möglichkeit, Mails einem Vorgang zuzuordnen sowie diese mit zuständigen Mitarbeitern und Abteilungen zu verknüpfen. Bei bestehenden Verknüpfungen zeigt Ihnen openVIVA c2 automatisch alle Mailadressen an, die mit der Mail in Verbindung stehen. Zu jeder Mail können Sie einen Termin bzw. eine Erinnerung setzen und die Zeit, die Sie für die Bearbeitung benötigt haben, erfassen. 
Eine Besonderheit beim Verfassen von Mails aus openVIVA c2 heraus ist außerdem die Funktion, Dateien zuzuordnen. Das System zeigt Ihnen hierbei alle mit dem jeweiligen Kunden verknüpften Dateien an. Mit einem Klick können Sie diese der ausgehenden Mail hinzufügen. Entspricht das Dateiformat nicht Ihrem Wunsch, wandelt openVIVA c2 die ausgewählte Datei automatisch für Sie in ein PDF um. 

Beim Erstellen von E-Mails können Sie auch auf E-Mail Vorlagen mit Textmarken zurückgreifen. Die Funktion erleichtert Ihnen zum Beispiel den Versand von Serienbriefen oder standardisierten Schreiben wie Rechnungen oder Mahnungen. Unter dem Menüpunkt "Einstellungen" können Sie Ihre eigenen Vorlagen anlegen und bearbeiten. Mögliche Textmarken zeigt Ihnen das System automatisch in einer übersichtlichen Darstellung an.