openVIVA Mail

Ihre E-Mail Kommunikation kann vollständig in openVIVA c2 integriert werden. Nutzen Sie die direkte Verknüpfung von Mails zu Ihren Daten und arbeiten Sie ohne Ihre Versicherungs-Software zu verlassen. Dabei können die E-Mails aus jedem gewünschten Postfach (z.B. "Exchange") importiert werden.

Ihre Vorteile mit openVIVA Mail

Automatische Verknüpfung mit allen Vorgängen

Integrieren Sie Ihre Kommunikation direkt in die Unternehmensprozesse. Der große Vorteil gegenüber externen Mailprogrammen ist die direkte und automatische Verknüpfung mit Kunden, Mitarbeitern, Verträgen und Schäden.

Über ein externes Mailprogramm bleibt die Kommunikation immer isoliert von den Vorgängen. Mit openVIVA Mail haben Sie alle E-Mails direkt in Ihrer Versicherungs-Software - an genau der Stelle, an der Sie benötigt wird. So können Sie direkt in den Verträgen etc. die dazugehörige Kommunikation aufrufen und nachvollziehen. Gesendete und empfangene E-Mails werden intelligent und automatisch verbunden. So können Sie effizient arbeiten und haben ohne Systembruch alles nicht nur an einer, sondern auch an der richtigen Stelle.

Unterschiedliche Signaturen, Vorlagen und Textmarken

Legen Sie mehrere Signaturen und Vorlagen an - unsere Versicherung-Software wählt die richtige für Sie aus!
Sie können für jeden Mail-Typ (z.B. Rechnung) eine Vorlage erstellen. openVIVA c2 erkennt den Typ und wählt automatisch die richtige Vorlage aus. Voreinstellungen für Signaturen sind möglich für z.B. Mandant / Niederlassung / Mitarbeiter.
Erstellen Sie Mail-Vorlagen mit Hilfe von Textmarken, die Ihnen das System automatisch vorschlägt.
Außerdem können Sie Dateien aus dem System direkt zuordnen und - nach Wunsch - automatisch in ein PDF konvertieren lassen.

Zusatzfunktionen beim Versenden von E-Mails

Neben den Standardfunktionen zum Formatieren des Texts, dem Hinzufügen von Anhängen und dergleichen gibt es zahlreiche weitere Funktionen. Neben der oben genannten intelligenten Verknüpfung haben Sie folgende Vorteile:

Es werden alle Mailadressen angezeigt, die mit der E-Mail in Verbindung stehen.
Sie können zur Mail direkt einen Termin bzw. eine Erinnerung setzen.
Erfassen Sie die Zeit, die Sie für die Bearbeitung benötigt haben.
Ordnen Sie Dateien zu - Das System zeigt Ihnen alle mit dem jeweiligen Kunden verknüpften Dateien an. Diese können Sie einfach per Klick hinzufügen.

Besonderheiten beim Empfang von E-Mails

Umfassende Verknüpfungsregeln:

Sie haben die Kontrolle darüber, welche e-Mails importiert werden. Legen Sie fest, ob

nur solche E-Mails importiert werden sollen, zu denen eine Verknüpfung gefunden wird,
oder importieren Sie auch unverknüpfte E-mails.

Das System prüft mehrere Felder danach, ob eine Zuordnung möglich ist. Wenn Sie E-Mails importieren, die sich nicht automatisch zuordnen lassen, finden Sie diese in der Mailbox. Durch einen Klick entscheiden Sie, ob ein Import stattfinden soll.

Detaillierte Eingrenzung wie verknüpft werden soll:

Sie können eigene "Verknüpfungs-Regeln" festlegen. Das System such dann automatisch nach diesen in der Absender-/Empfänger-Adresse sowie im Betreff. Sie können festlegen, ob eine entsprechende E-Mail in Ihre Mailbox übernommen werden soll und / oder ob ein Pop-up Fenster Sie über den Eingang informieren soll.

Absender nach Ausnahmelisten filtern:

Mailadressen, die Sie einer Whitelist hinzufügen, werden - auch wenn Sie unverknüpfte normalerweise nicht übernehmen - automatisch in der Mailbox angezeigt.

Wenn ein Absender in der Blacklist steht, wird die E-Mail direkt gelöscht.

Über eine Greenlist können Sie E-Mails von diesen Absendern als "privat" kennzeichnen. Diese werden auch im Rahmen einer Urlaubsvertretung vor den anderen Mitarbeitern verborgen.

Standard-Mailprogramm vs. openVIVA c2 Mail