openVIVA Big Data 

openVIVA: c2 EDI

openVIVA c2 EDI ist eine autarke openVIVA-Ergänzung für Versicherer, Makler und Assekuradeure zur Automatisierung der bilateralen Kommunikations- und Abrechnungsprozesse im Bereich Prämien, Schäden, Provisionen und Courtagen. c2 EDI lässt sich einfach und sicher in Ihre bestehende IT-Umgebung integrieren. Dabei unterstützt die Versicherungs- und Maklersoftware – je nach Umfang der betrieblichen Anforderungen – entweder Teil- oder Gesamtprozesse des Makler- und Direktinkassos. Bestehende Host- oder Abrechnungssysteme können dies oftmals noch nicht abdecken. Im Rahmen von c2 EDI bieten wir Ihnen auch den Datenaustausch über ZUGFeRD an. 


Höchste Sicherheitsstandards und Kompatibilität

openVIVA c2 EDI ist auf den Empfang und den Versand von unterschiedlichen Daten spezialisiert. Es kann Daten aus den unterschiedlichen versicherungsspezifischen Akquise-, Abschluss-, Bestandsführungs- und Buchungssystemen vernetzen, prüfen und verarbeiten. Transparent und fehlerfrei für alle Beteiligten.

openVIVA c2 EDI interagiert über eine normierte Schnittstelle für den Empfang und Versand von Daten. Änderungen bzw. neue Schnittstellen werden unabhängig von openVIVA umgesetzt. Diese Schnittstellen gewährleisten die Kommunikation mit Ihren Geschäftspartnern wiederum unabhängig vom dort eingesetzten IT-System. Dazu gehören alle führenden Abrechnungssysteme wie zum Beispiel SAP FS-CD. Von Ihnen benötigte Sonderschnittstellen können schnell und kostengünstig jederzeit implementiert werden. Wir können auch BIPRO.

Da der bilaterale Austausch sensibler Daten eine bestmögliche Berücksichtigung höchster Sicherheitsstandards erfordert, unterstützt c2 EDI aktuellste IT-Standards sowohl bei der Übertragung und Protokollierung, als auch bei der Verschlüsselung und Zertifizierung Ihrer Daten.

Prozesse individuell definieren

Dateien können in c2 EDI entweder manuell über den openVIVA c2 Import hochgeladen oder über den Webservice myXConnect empfangen und direkt importiert werden. Die Anbindung ist mit myXConnect v1 (Testphase) kompatibel. 
 
Je Abrechnungspartner und Abgleichstyp wird ein eigener Prozess für den Datenaustausch erstellt. Nach Definition der Such- und Vergleichskriterien (z.B. Suchkriterien: Vertrags-/Rechnungsnummer, Fälligkeit, etc.; Vergleichskriterien: Buchungsbetrag, Provisionsbetrag, etc.) werden die betreffenden Felder miteinander verglichen. Wird eine Toleranz angegeben, gilt diese sowohl positiv als auch negativ und sorgt dafür, dass abweichende Positionen dennoch als abgeglichen markiert werden. 

OP-Abgleich

 Nach dem Erhalt einer Abrechnung gleicht c2 EDI die Positionen mit bestehenden Offenen Posten ab und markiert diese für die Zahlungszuordnung mit einer eindeutigen DTA-Referenz. Der OP-Abgleich kann automatisch oder manuell durchgeführt werden. Für den automatischen Abgleich können bis zu vier verschiedene Schritte hinterlegt werden, die beliebig und unabhängig voneinander ausgeführt werden können. Beim manuellen Abgleich werden alle markierten Positionen miteinander abgeglichen. Falls die Vertragsnummern nicht übereinstimmen, wird ein Direktmapping angeboten, um für künftige Abrechnungen einen automatischen Abgleich zu ermöglichen.

Abrechnungspositionen, für die keine OPs existieren, können in einen Sammelpool verschoben werden. In diesem Fall werden zwei sich ausgleichende Akontosätze für den Abrechnungspartner erzeugt, damit die Zahlung ausgeglichen werden kann. Sobald die Position mit einer Folgeabrechnung korrigiert wird, können beide Positionen im Sammelpool ausgeglichen werden.

Nach dem Abgleich können die OPs in der Zahlungszuordnung über die gemeinsame DTA-Referenz selektiert werden und mit der dazugehörigen Zahlung des Abrechnungspartners ausgeglichen werden.    

OP-Generator

Nach dem Erhalt einer Abrechnung findet c2 EDI die zugehörigen Vertragssparten und erstellt für diese jeweils eine Position in der VR-Inkasso-Schnellerfassung bzw. in der Maklerabrechnungserfassung. Hier können die Positionen ggf. bearbeitet und anschließend verbucht werden. Der Abgleich kann automatisch oder manuell durchgeführt werden. Beim automatischen Abgleich wird für jede Abrechnungsposition eine passende Vertragsposition gesucht und für den Abgleich markiert. Beim manuellen Abgleich wird auf die Vergleichskriterien geprüft. Falls die Beträge nicht übereinstimmen, kann die Prüfung ignoriert werden und die Positionen werden dennoch für den Abgleich markiert.


openVIVA: ZUGFeRD

ZUGFeRD (Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen, mit dem Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ausgetauscht werden können. Es basiert auf dem PDF/A-3 und ermöglicht es, eine XML-Rechnung in ein PDF einzubetten. Hierdurch können sowohl strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig per Mail übermittelt werden. 


Große Kostenersparnisse

Kein Porto, geringere Bearbeitungskosten, etc.

Keine Kommunikationsverluste

Durch direkten Import und Verarbeitung im System.

Steigerung der Effizienz

Durch Automatisierung statt manueller Erfassung.

Ökologischer Vorteil

Minderung des Papierverbrauchs.

Revisionssicherheit durch PDF-/A-3

Das Format PDF/A-3 erfüllt die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung und erlaubt es, dass die empfangenen strukturierten Daten ohne weitere Bearbeitung – wie z.B. das Einscannen einer „normalen“ PDF Rechnung – ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden können. D.h., dass alle Nutzdaten der Rechnung (Firma, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Bankverbindung, etc.) in einem standardisierten XML-Format an einer festgelegten Stelle in der PDF-Datei gespeichert werden. 


Internationale Kompatibilität

Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT, der ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3), sowie den auf europäischer Ebene spezifizierten "Message User Guidelines" (MUG) und ist somit international kompatibel. 


Rechnungen erstellen und empfangen

Sollen Rechnungen im ZUGFeRD Format erzeugt werden, so geschieht dies in openVIVA c2 über den Reportdruck. Beim Drucken von Reports erstellt das System zusätzlich eine XML-Datei und konvertiert diese zusammen mit der Rechnung in eine ZUGFeRD Rechnung. 

Empfangene ZUGFeRD Rechnungen können direkt in openVIVA c2 importiert und automatisch verknüpft werden. In der Verfahrensdokumentation wird genau festgehalten, an welcher Stelle bei der Rechnungsprüfung und Buchung die XML-Daten und/oder das PDF-Bild als Beleg verwendet werden sollen. 

Optional können auch andere Varianten elektronischer Rechnungen digital verarbeitet und in das ZUGFeRD Datenmodell (XML) übertragen werden. 


Rechnungen archivieren

Zur Sicherstellung der Rechtssicherheit und Datenintegrität setzt mb Support bei der Archivierung von ZUGFeRD Rechnungen auf Blockchain Technologie. Eine nachträgliche Manipulation von Dokumenten oder deren Informationen ist dadurch nahezu ausgeschlossen. Lesen Sie hier mehr zum Thema Blockchain.

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